Möchten Sie eine Einschulung fotografieren oder sind Sie noch auf der Suche nach einer Schule, die noch keinen Fotografen hat? In diesem Artikel erklären wir Ihnen alle Schritte von Akquise und Vorbereitung bis hin zum Online-Fotoverkauf mit GotPhoto.

Vergessen Sie Fotomappen, denn heute ist der Onlineverkauf in Schulen ein Mehrwert! Unser Onlineshopsystem reduziert den Aufwand bei der Abwicklung erheblich und gibt Ihnen zudem die Möglichkeit, den Umsatz signifikant zu steigern: mit vielen unterschiedlichen Bildvarianten und einem großen Produktsortiment. Ganz ohne zusätzlichen Aufwand. Fokussieren Sie sich wieder auf das Schönste an der Arbeit: das Fotografieren. Wir übernehmen alle lästigen Schritte für Sie: Bestellprozess, Zahlungsabwicklung, Fotoproduktion und Versand.

Ihre Kunden, die Eltern der Erstklässler, werden sich über den komfortablen Bestellvorgang freuen, denn sie können die Fotos bequem online auswählen und auf sicherem Weg bezahlen – was sich positiv auf den Umsatz auswirkt. Weiterer Pluspunkt: Durch das von GotPhoto bereitgestellte QR-Tagging stellen Sie sicher, dass Eltern ausschließlich Fotos der eigenen Kinder zur Auswahl bekommen. In Sachen Datenschutz ein gravierender Vorteil!

Last, but not least: Mithilfe der integrierten Kundendatenbank und der Newsletter-Funktion können Sie aktuelle Angebote im Handumdrehen an die Kunden schicken. Ergebnis: mehr Folgeaufträge.

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Akquise und Vorbereitung

1. Schule kontaktieren, Termin vereinbaren

Für gewöhnlich sind die Sekretariate eine Woche vor Beginn des neuen Schuljahrs (siehe Tabelle mit Ferienterminen/Schulanfang je Bundesland) wieder besetzt. Wer noch keinen Termin hat, sollte spätestens jetzt einen vereinbaren, um sich als Fotograf für die Einschulung vorzustellen.

2. Das Schulsekretariat für Ihr Angebot begeistern

Dass Sie selbst hervorragende Fotografen sind, müssen wir Ihnen nicht erklären, aber das Schulsekretariat weiß das zumeist nicht, denn der Ruf als guter Fotograf eilt Ihnen in den wenigsten Fällen voraus. Also zum Termin unbedingt mitnehmen: eine Mappe mit Ihren besten Kinderportraits, idealerweise aus den Altersgruppen Grundschule oder Kindergarten. Studiofotos sind dafür genauso gut geeignet wie Bilder, die „on location“ entstanden sind. Was zählt, ist der „Wow“-Faktor, denn damit heben Sie sich von der Masse der Amateurfotografen, von selbst fotografierenden Eltern und von eventuellen Mitbewerbern positiv ab. Auch ein Foto Ihres mobilen Studios sollte nicht fehlen, damit das Schulpersonal weiß, wie viel Platz Sie benötigen.

Wichtiges Argument: Weder der Schule noch den Lehrern entstehen irgendwelche Kosten oder zusätzlicher Aufwand– also keine Pauschalgebühr verlangen. Ihre Priorität liegt bei Einschulungen auf den Portraits der Erstklässler: Deren Eltern und Großeltern, Tanten und Onkel, sind potenzielle Kunden. Sie wollen diesen wichtigen Moment im Leben ihrer Kinder in einmaligen und professionellen Fotos für immer festhalten – und lassen sich diese Bilder auch etwas mehr kosten!

Was außerdem zählt: Mit dem Einsatz der QR-Code-Technik können Sie der Schule – und später auch den Eltern der Erstklässler – 100-prozentigen Datenschutz garantieren: Die Eltern sehen bei der Bildauswahl ausschließlich die Fotos der eigenen Kinder. Besser kann die Privatsphäre nicht geschützt werden.

Beim Termin mit dem Sekretariat sollten Sie unbedingt festlegen, wo und mit welcher Ausrüstung Sie die Fotos am Tag der Einschulung machen wollen bzw. dürfen. Nicht abspeisen lassen mit B-Locations auf dem Schulhof, die bei schlechtem Wetter ungeeignet sind. Geeignete Orte für den Aufbau Ihres mobilen Studios sind zum Beispiel:

Wichtig: Vereinbaren Sie mit dem Sekretariat, dass das mobile Studio bereits eine Stunde vor Beginn der Feierstunde geöffnet sein darf und die Eltern der Schulanfänger darüber vonseiten der Schule informiert werden. Nach der Feierstunde werden Sie es nicht schaffen, alle Kinder zu fotografieren.

3. Produkte und Preise festlegen

Stolze Eltern und Großeltern zahlen stolze Preise – vor allem für professionelle Fotos von der Einschulung ihrer Kinder. Nicht selten geben sie für diese einmaligen Portraitaufnahmen 10 Euro oder mehr pro Bild aus (im Format 13 x 18 cm). Immer vorausgesetzt, dass Qualität und Service stimmen.

Sie sollten für Einschulungsportraits ein eigenes Preisprofil und ein spezielles Produktset einrichten und dies mit dem entsprechenden Album im Shop verknüpfen.

Nicht vergessen: Portraits mit „Wow“-Faktor sind bei der Postproduktion/Bildbearbeitung oft recht aufwändig. Auch die hierfür benötigte Zeit sollte beim Festlegen der Produktpreise berücksichtigt werden.

4. Produktion vorbereiten

Rechtzeitig vor dem Aufnahmetag sollten Sie noch die folgenden Dinge erledigen:

Am Tag der Einschulung

Seien Sie früh vor Ort! In den meisten Fällen beginnen Einschulungsfeiern vormittags um 10 Uhr. Viele Eltern treffen mit ihren Kindern bereits früher ein, vor allem, wenn die Schulleitung sie vorab darauf hingewiesen hat, dass ein professioneller Fotograf bereits eine Stunde vor Beginn der Feier vor Ort ist. Selbst wenn sich vor der Feier nicht alle Eltern für eine Fotosession entscheiden, ist dies ein guter Zeitpunkt, sie über Ihr Angebot zu informieren. Vielleicht haben Sie auch einen Aufsteller mit Beispielfotos dabei, auf denen im Idealfall die mitgebrachten Accessoires im Einsatz zu sehen sind?

Wann der beste Zeitpunkt ist, die Kinder ins mobile Studio einzuladen, hängt vom Programm ab. Meist laufen Einschulungen so ab, dass die Schulanfänger zuerst (zum Beispiel in der Aula, der Mensa oder der Turnhalle) gefeiert werden und anschließend im Klassenzimmer ihre erste Unterrichtsstunde erleben. Wenn die Lehrer es gestatten, gehen Sie für ein Gruppenfoto in die Klassenzimmer mit. Lassen Sie die Kinder vor der Tafel in drei Reihen posieren: die hintere Reihe auf Stühlen, die mittlere davor auf dem Fußboden, die vorderste Reihe kniend. Lehrer oder Lehrerin stehen daneben.

5. Kunden ansprechen

Am Einschulungstag ist die Zeit knapp. Kinder und Eltern streben zumeist direkt aus dem Klassenzimmer nachhause, um dort den Rest des Tages mit der Familie zu verbringen. Sie vor Verlassen der Schule noch zum Porträt ins Studio zu bitten, ist eine gute „Einflugschneise“ für Sie. Viele Schulen bieten an diesem Tag den Kindern und ihren Verwandten auch an, in der Schulmensa (falls vorhanden) Mittag zu essen, um nicht mit leerem Magen nachhause zu gehen. Umso besser für Sie: Einfach die Leute aus der Warteschlange in der Mensa ins Porträtstudio bitten. Wartezeit hat sich selten sinnvoller nutzen lassen!

Wenn Sie ein freundliches, aber bestimmtes „Oh, wir haben heute bereits Fotos gemacht“ entgegnet wird, sollten Sie nicht mit der Frage zögern: „Bei einem Profifotografen?“ – gefolgt von einem dezenten Hinweis auf Ihr mobiles Studio, das kostenlose und unverbindliche „Sitting“, weil es keine Abnahmeverpflichtung gibt, usw. Vielleicht haben Sie auch „Verbündete“ vor Ort – etwa Ihre Kinder, die dieselbe Schule besucht haben und von Ihren Fotos begeistert sind?

6. Im mobilen Studio

Eines vorweg: Mobile Studios sollten je nach Anlass mehr oder weniger gut abgeschirmt sein vor den Blicken neugieriger Zuschauer. Es zahlt sich aus, wenn Sie – gerade bei halböffentlichen Veranstaltungen wie Einschulungen – flexible Wandelemente zur Hand haben. Damit können Sie „Kiebitzen“ das Leben schwer machen, die von draußen ins Set hinein mit ihren eigenen Kameras oder Smartphones knipsen wollen. Klare Ansage: Sie sind die Profis, die Ihrer Arbeit nachgehen. Die anderen müssen „draußen bleiben“. Das hat einen entscheidenden Vorteil: Kinder, die unsicher oder nervös sind, haben im abgeschirmten Studio meist mehr Vertrauen und geben sich lockerer. Unter uns: Die Kleinen haben an dem Tag schon genug Stress. Geben Sie ihnen im Studio die Gelegenheit, ein wenig aufzutanken. Das Ergebnis sehen Sie auf den Bildern!

Nachbereitung

Fotos im Speicher, mobiles Studio abgebaut? Dann nichts wie zurück, Daten sichern und Bilder bearbeiten. Je schneller die Kunden Ihre Auswahl zu Gesicht bekommen, desto besser. Die Erinnerung ist frisch, der Kaufimpuls stark.

7. Bearbeiten und Hochladen der Fotos

8. QR-Code-Erkennung durchführen

9. Eltern informieren

10. Den Rest erledigt GotPhoto

QR-Code Erkennung durchgeführt? Alben mit Preisprofil verknüpft? Glückwunsch! Dann sind Sie jetzt fertig mit der Arbeit. Ab jetzt übernimmt GotPhoto die folgenden Aufgaben:

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Folgeaufträge vs. Erstaufträge

Viele Fotografen haben mit GotPhoto den Einstieg in die Kigafotografie geschafft und sind vor allem über die hohen pro Kopf Umsätze begeistert. Für die kommende Saison gilt es nun, den Anfangserfolg zu bestätigen und die Umsätze weiter zu steigern. Dabei gibt es gerade bei Folgeaufträgen, d.h. erneuten Aufträgen in derselben Einrichtung, einiges zu beachten. Wir wollen Ihnen die drei größten Risiken vorstellen und konkrete Tipps an die Hand geben, mit denen sie sich vermeiden lassen.

Das Wichtigste in Kürze

Risiko 1: Langeweile

Warum Sie Ihre Erfolgsformel jährlich anpassen sollten

Am Anfang ist alles neu. Viele Eltern haben noch nie Fotos online bestellt und sind von der großen Auswahl und Motivvielfalt begeistert. Nicht selten können sie sich zwischen mehreren Motiven nicht entscheiden und bestellen einfach alle – sehr zur Freude der Fotografen. Mit dieser Erfahrung im Rücken heißt es schnell: lieber nichts an der Erfolgsformel verändern und im nächsten Jahr alles ganz genauso wieder tun.

Unsere Analysen zeigen jedoch: Wenn Fotografen eine Einrichtung zum wiederholten Male fotografieren und dabei die gleiche Bildsprache sowie ähnliche Posen und Hintergründe verwenden, laufen sie Gefahr, dass ihr Umsatz pro Bestellung stagniert oder gar zurückgeht.

Die Fotos sind zu ähnlich

Dies liegt häufig nicht an der fehlenden Qualität oder der zu geringen Anzahl der bereitgestellten Fotos. Auch kann man nicht behaupten, dass im zweiten Jahr generell weniger Eltern Fotos von ihren Kindern kaufen möchten – die Bestellraten bleiben nämlich in der Regel konstant. Vielmehr setzt bei den Eltern ein schleichender Gewöhnungsprozess ein, der nach und nach in Langeweile umschlägt.

Während der Kaufanreiz im ersten Jahr noch sehr hoch ist und Eltern häufig mehr als 40 € pro Bestellung ausgeben, sind sie im zweiten Jahr oft nicht bereit, ähnliche Summen für sehr ähnliche Fotos zu bezahlen. Bei hochpreisigen Produkten wie Leinwänden liegt die Kaufschwelle sogar noch höher. Mit anderen Worten: Eltern überlegen es sich zwei Mal, bevor sie für „das gleiche Produkt“ erneut viel Geld in die Hand nehmen.

Unsere Empfehlung: Abwechslung, Abwechslung, Abwechslung

Selbst der beste Fotograf kann aus einem gleichbleibenden Setup nur eine gewisse Anzahl an unterschiedlichen Motiven herausholen. Achten Sie also darauf, dass Sie Abwechslung in Ihre Shootings bringen.

Wir empfehlen, mindestens drei unterschiedliche Varianten vorzubereiten, zwischen denen Sie von Jahr zu Jahr wechseln können. Von unterschiedlichen Hintergründen über wechselnde Accessoires bis hin zu ausgefeilten Mottos – die Möglichkeiten sind beinahe unbegrenzt.

Risiko 2: Discounter-Atmosphäre

Warum Sie mit Gutscheinen maßvoll umgehen sollten

Zu den größten Vorteilen von Onlineshopsystemen wie GotPhoto zählt die Kundendatenbank. Die Daten von Eltern können entweder manuell eingetragen oder mit Hilfe von automatisch eingeblendeten Formularen im Onlineshop erfasst werden – und das bereits vor dem Hochladen der Fotos.

Anschließend können die interessierten Eltern gezielt per E-Mail oder SMS informiert werden, komplett automatisiert durch den Einsatz von Kommunikationsprofilen. In Kombination mit Gutscheinen und Bestellfristen kann so ein hoher Kaufdruck erzeugt werden, der vielen Fotografen enorme Mehrumsätze beschert. Die Welt ist also eigentlich in Ordnung.

Viel hilft nicht immer viel

Leider gibt der Erfolg von Gutscheinen und Bestellerinnerungen teilweise Anlass zu dem Trugschluss, dass ein Mehr von beidem immer auch zu einem Mehr an Umsatz führen wird. Tatsächlich aber erreicht man damit im Hinblick auf die kommende Saison genau das Gegenteil.

Denn auch wenn theoretisch die Möglichkeit besteht, dass immer neue Angebote zu mehr Bestellungen führen, so gehen sie Kunden auch schnell auf die Nerven. Zwar empfehlen wir dringend, zumindest am Anfang auf Gutscheine zu setzen, damit die Bestellungen nicht aufgeschoben werden. Wenn Fotografen allerdings mit immer wieder neuen Preisnachlässen aufwarten, entsteht schnell eine Discounter-Atmosphäre, die sich negativ auf die wahrgenommene Fotoqualität auswirkt.

Überbieten sich die Angebote darüber hinaus sogar (d.h. „Statt 10 % jetzt 50 % Rabatt“), fühlen sich Frühbesteller vor den Kopf gestoßen und die Glaubwürdigkeit leidet. Das erzeugt eine Menge schlechter Stimmung.

Unsere Empfehlung: maßvoll und glaubwürdig bleiben

Gutscheine sind äußerst wirksam – wenn sie richtig eingesetzt werden. Bewährt hat sich ein Gutschein für die ersten zwei Wochen (z.B. 20% Rabatt ab 20 € Mindestbestellwert). Vorsicht ist jedoch geboten, wenn Sie nach Ablauf des Gutscheins weitere Angebote machen wollen.

Wir empfehlen nicht mehr als ein weiteres Angebot, das den Gutschein nicht überbietet und idealerweise auch „anders funktioniert“. Mit anderen Worten: Anstelle von Prozenten können Sie Wertgutscheine (z.B. 3 € ab 20 € Mindestbestellwert) oder neue Produkte anbieten (z.B. günstige Einzeldownloads in geringerer Auflösung).

Risiko 3: Unerwünschte Lerneffekte

Warum Sie Bestellfristen nur in Ausnahmefällen nicht einhalten sollten

Zu den wirksamsten Deadlines im Onlineverkauf zählt die Archivierungsfrist. Schließlich können Sie den Eltern damit ausdrücklich sagen, dass die Fotos nur bis zu einem bestimmten Datum gekauft werden können. Dies treibt selbst unentschlossene Nachzügler in den Shop und lässt die Bestallraten steigen.

Mit diesem Erfolg im Rücken entscheiden Fotografen immer wieder, auch noch das letzte aus dem Auftrag herauszuholen und Kunden nach dem Ablauf der Frist anzuschreiben.

Die Bestellfristen verlieren an Wirkung

Dieser „Wortbruch“ wirkt sich jedoch negativ auf die Wiederbuchungsrate aus. Selbst wenn der Auftrag für das nächste Jahr bereits gesichert wurde, haben Kunden nun gelernt, dass Aufschieben kein Problem ist.

So verlieren nicht eingehaltene Bestellfristen schnell an Wirkung und erzeugen keinerlei Dringlichkeit mehr. Im nächsten Jahr werden also nicht nur notorische Spätkäufer länger mit dem Kauf warten – schließlich sind die Fotos ja sowieso „immer“ verfügbar.

Unsere Empfehlung: Archiviert heißt archiviert – aber nicht gelöscht

Wir empfehlen grundsätzlich, Archivierungsfristen zu setzen und den Auftrag nach Ablauf auch tatsächlich zu archivieren. Dies heißt jedoch nicht, dass Sie die Fotos danach sofort löschen sollten.

Für besondere Anlässe wie Weihnachten oder Ostern lohnt es sich nämlich durchaus, die Fotos wieder anzubieten. Wichtig ist jedoch, dass Sie sparsam damit umgehen und die „Ausnahmen“ ausdrücklich betonen: „Exklusiv zu Weihnachten stellen wir Ihre Fotos noch einmal online“.